Szablony to sposób na częste używanie gotowych dokumentów, bez potrzeby każdorazowego ich tworzenia od nowa. OpenOffice.org oraz jego fork, LibreOffice posiadają wbudowany system obsługi szablonów. Na pierwszy rzut oka, zarządzanie szablonami może wydawać się mało intuicyjne, i tak właśnie jest. Gdy jednak przyzwyczaisz się do pracy z szablonami, będziesz się zastanawiał jak mogłeś bez nich żyć.

W serii artykułów staramy się uczynić pracę z LibreOffice bardziej wydajną. Omówiliśmy już style i formatowanie oraz tworzenie makr. Do osiągnięcia pełnej efektywności konieczna jest jeszcze znajomość szablonów.

Czym jest szablon?

Istnieje wiele rodzajów szablonów. Ogólnie mówiąc, szablon to rodzaj wzoru dokumentu. To gotowy, sformatowany list lub formularz, który jest wielokrotnie używany w celu ułatwienia codziennej pracy w biurze. Szablony to nie tylko dokumenty programu LibreOffice Writer, ale także:

• skoroszyty programu LibreOffice Calc,
• prezentacje programu LibreOffice Impress.

Wybór szablonów nie ogranicza się do tych, utworzonych przez użytkownika. Z różnych stron internetowych (jak na przykład ta strona LibreOffice.org) można pobrać szereg różnych szablonów. Za chwilę dowiemy się, jak importować nowe szablony. Najpierw jednak, utworzysz i będziesz zarządzać swoim pierwszym szablonem w LibreOffice.

Zarządzanie szablonami

Grafika 1

LibreOffice posiada znakomite narzędzie do zarządzania szablonami. Jeżeli znasz to narzędzie z OpenOffice.org (lub korzystałeś z wcześniejszego wydania OpenOffice.org) możesz dostrzec kilka drobnych zmian w oknie zarządzania szablonami.

Aby móc zarządzać szablonami, uruchom którąkolwiek aplikację LibreOffice, z głównego menu wybierz Plik > Szablony > Zarządzaj…. W oknie „Zarządzenie szablonami” (rysunek 1), po lewej stronie, znajduje się lista pięciu domyślnych folderów zawierających szablony. Aby zobaczyć zawartość wybranego folderu należy dwukrotnie kliknąć jego nazwę. Folder „Moje szablony” to miejsce gdzie będą przechowywane wszystkie importowane lub stworzone przez użytkownika szablony.

Po prawej stronie okna znajduje się rozwijane menu „Polecenia”, które umożliwia importowanie wszelkich pobranych z Internetu lub stworzonych przez użytkowników szablonów. Szablonów użytkownika można używać w znacznie prostszy sposób. Zacznijmy od stworzenia własnego szablonu.

Tworzenie szablonu

Grafika 2

Stwórzmy, dla przykładu, szablon dokumentu z firmowym nagłówkiem. Otwórz aplikację LibreOffice Writer i zaprojektuj profesjonalny wzór dokumentu firmowego dla swojej firmy. Jeżeli posiadasz już taki dokument, otwórz go w LibreOffice Writer. Gdy taki dokument zostanie utworzony (lub otworzony) należy go zapisać jako szablon dokumentu tekstowego ODF (.ott).

Zwróć uwagę, że każdy typ dokumentu (tekst, skoroszyt, prezentacja) posiada osobny typ szablonu. Wybierz z menu Plik > Zapisz jako…, a z rozwijanej listy typów pliku wybierz typ z rozszerzeniem .ott. Nadaj plikowi nazwę i zapisz go w folderze Moje dokumenty.

Teraz wróć do okna zarządzania szablonami. Kliknij dwukrotnie folder Moje szablony, a na liście powinien automatycznie pokazać się twój szablon. Jeżeli go tam nie ma, będziesz musiał go importować. Aby to zrobić, wybierz „Importuj szablon…” z menu „Polecenia”. Przejdź do katalogu, w którym zapisałeś swój szablon, zaznacz plik szablonu i kliknij „Otwórz”.

Zaimportowany szablon pokaże się na liście po lewej stronie okna zarządzania szablonami. Możesz zdecydować, do którego folderu zostanie zaimportowany szablon klikając prawym przyciskiem myszy na docelowym folderze i wybierając „Importuj szablon…” z menu kontekstowego.

Domyślne foldery szablonów to dla Ciebie za mało? Korzystając z menedżera plików (takiego jak np. Nautilus) przejdź do folderu ~/.libreoffice/3/user/template, gdzie możesz bezproblemowo utworzyć dodatkowe foldery, jeśli uznasz to za konieczne. Wszystkie dodane foldery automatycznie zostaną dodane do listy w oknie zarządzania szablonami. Co więcej, możesz łatwo przenosić szablony między folderami metodą przeciągnij i upuść.

Pozostaje jeszcze jedna rzecz do zrobienia. Teraz możesz otworzyć własny szablon, wprowadzić więcej informacji i zapisać go. Jeśli jednak, chcesz zawsze posiadać niezmienioną kopię swojego szablonu, powinieneś zabezpieczyć plik szablonu przed zapisem. Aby to zrobić, otwórz plik szablonu i z menu głównego wybierz Plik > Właściwości…. W oknie „Właściwości” (na karcie „Bezpieczeństwo”) zaznacz opcję „Otwórz plik tylko do odczytu”. Aby skorzystać z takiego szablonu, wystarczy go otworzyć i od razu zapisać jako nowy dokument. Pamiętaj aby zapisać nowy dokument:

• w folderze Moje dokumenty,
• NIE jako plik szablonu.

Jeżeli typ zapisywanego pliku nie zostanie zmieniony, utworzysz kolejny szablon.

Style szablonów

Nie każdy wie, że w oknie „Zarządzanie szablonami” można kopiować style z jednego szablonu do drugiego. Przykładowo, z własnego stylu można korzystać jedynie w dokumencie, w którym ten styl został utworzony. Aby umożliwić korzystanie z tego stylu w innych szablonach, należy:

1. otworzyć okno zarządzania szablonami i na liście po lewej stronie okna,
2. kliknąć dwukrotnie na nazwie pliku źródłowego i pliku docelowego,
3. kliknąć dwukrotnie na ikonie stylów pod nazwą pliku źródłowego i pliku docelowego,
4. trzymając wciśnięty klawisz Ctrl, kliknąć i przeciągnąć wybrany styl z pliku źródłowego do pliku docelowego.

Skopiowany styl jest teraz dostępny w docelowym pliku szablonu.

Na zakończenie

Dzięki szablonom można w niesamowity sposób usprawnić pracę w ruchliwym biurze. Szczególnie gdy wielokrotnie korzystasz ze złożonych dokumentów i nie chcesz za każdym razem tworzyć ich od nowa. Narzędzie zarządzania szablonami jest przyjazne dla użytkownika i sprawia, że praca z szablonami jest łatwa.

Tekst jest tłumaczeniem: Managing Templates in LibreOffice.