Dave Richards jest administratorem IT pracującym dla administracji miejskiej. Miasto korzysta z OpenOffice.org już od około sześciu lat. Dave jest linuksowym guru i pomaga w administrowaniu eleganckiej i wydajnej sieci linuksowej z dużym serwerem i sporą liczbą terminali, na których OpenOffice.org działa z bardzo zadowalającą prędkością.

Administracja miejska

Richards jest bardzo dumny z powodu tego, że miasto nigdy (oficjalnie) nie używało Windowsa. Dave zaczynał pracę w 1993. Wtedy jeszcze administracja korzystała z edytora WordPerfect w wersji tekstowej (na Uniksach VAX i SCO). Edytor sprawował się wyśmienicie i był wykorzystywany aż do wersji WordPerfect6 (czyli pierwszej wersji graficznej) a później w wersji WordPerfect 8, która działała w X-Window. Życie pracownika działu IT było wtedy bardzo łatwe — administracja serwera uniksowego nie nastręczała większych problemów i dawała ogromne możliwości, wszyscy zaś używali edytora WordPerfect.

Przyczyna migracji — pojedynczy pakiet biurowy działający na Linuksie

Pod koniec lat 90-tych zaprzestano wsparcia dla WordPerfecta w wersji uniksowej. W administracji próbowano się więc przestawić na WordPerfect w Javie ale edytor działał o wiele za wolno. Sprawę skomplikowało również to, że część osób — zamiast arkusza kalkulacyjnego Corela — na kilku komputerach z zainstalowanym Windowsem używała Excela i PowerPointa. Mówiąc krótko, sytuacja bardzo się skomplikowała, ponieważ pojawiło się zbyt wiele systemów operacyjnych, niektóre komputery zostały odłączone od sieci oraz należało zapewnić wsparcie dla dużej liczby różnych aplikacji.

Administracja miejska bardzo chciała pozostać przy Linuksie i korzystać tylko z jednego pakietu biurowego. Przeprowadzono więc testy pakietu StarOffice. Wystąpiły jednak pewne problemy, szczególnie w związku z wyświetlaniem na słabych sprzętowo terminalach. Projekt OpenOffice.org został ogłoszony niedługo potem. Z racji opensource’owego charakteru projektu, w jego rozwoju mogli uczestniczyć również pracownicy działu IT administracji miejskiej. Deweloperzy dodali więc poprawki, które polepszały zachowanie pakietu w środowiskach wielostanowiskowych. We współpracy z informatykami z administracji miejskiej, skupiono również szczególną uwagę na filtrach importu z formatu WordPerfect. Konwersja starych dokumentów do nowego formatu jawiła się bowiem jako najcięższy techniczny problem.

Od tego momentu OpenOffice.org mógł być wykorzystany w administracji miejskiej. Pracownicy działu IT znaleźli program, który był idealnym rozwiązaniem ich problemów: pakiet OpenOffice.org zawiera aplikacje równoważne programom WordPerfect, PowerPoint i Excel, które działają w wielostanowiskowym środowisku linuksowym. W 2003 — po roku testów — administracja miejska zaczęła oficjalnie używać OpenOffice.org.

Proces wdrażania - szkolenia i wymiana oprogramowania

Miasto wynajęło firmę, która przez dwa tygodnie przeprowadzała szkolenia ucząc obsługi pakietu OpenOffice.org. Całkowity czas, potrzebny na to, żeby użytkownicy korzystali tylko z OpenOffice.org, ustalono na sześć miesięcy.

Jedną z podstawowych cech sektora publicznego jest zapotrzebowanie na przechowywanie bardzo wielu dokumentów. W momencie wdrażania OpenOffice-a, administracja miejska dysponowała ponad piętnastoletnim dorobkiem dokumentów napisanych w WordPerfect (niektóre z nich powstały jeszcze w wersji tekstowej tego edytora), które należało przekonwertować. Z pomocą przyszło tutaj narzędzie libwpd (które posłużyło do konwersji plików) oraz skrypt autorstwa Richardsa, który przeszukiwał sieć w poszukiwaniu dokumentów w formacie WordPerfect i tworzył ich przekonwertowane kopie. Co oczywiste, konwersja nie była doskonała. Niektóre dokumenty otwierały się poprawnie, ale z częścią z nich były problemy, ponieważ narzędzia konwersji nie zadziałały właściwie. Niektóre zaś wyglądały nieco inaczej niż w oryginale, co było spowodowane tym, że zostały stworzone przez użytkowników, którzy nie byli ekspertami w dziedzinie narzędzi przetwarzania tekstu.

OpenOffice.org w sieci linuksowej

Infrastruktura miejskiej IT opiera się na jednym dużym serwerze linuksowym. Dave jest w stanie pozwolić 300-400 osobom na używanie OpenOffice’a na tym jednym serwerze, zapewniając jednocześnie wystarczającą ilość pamięci. Kluczem do tego jest współdzielona pamięć (shared memory). Kiedy, na przykład użytkownik “Jill” loguje się, zajmuje 200 MB pamięci aby uruchomić OpenOffice.org oraz 10 MB pamięci na swoje dokumenty. Kiedy więc John uruchamia OpenOffice.org minutę później łączy się po prostu z już działającym programem. Jedyne zasoby pamięciowe, których potrzebuje, to te przeznaczone na jego dokumenty.

Zmiana nastawienia kadry

Richards przyznaje szczerze, że nie było łatwo: “Ogólne przekonanie jest takie, że gdybyś tylko miał Worda, to nie byłoby żadnych problemów”. Podczas gdy nie wszystko działało tak samo, lub nie tak samo łatwo, zawsze jednak istniał sposób aby coś z OpenOffice.org zrobić.

Kwestie techniczne nie były jednak aż takim problemem jak “serca i umysły”. Użytkownicy byli bardzo przywiązani do swoich programów, czy to WordPerfecta (którego używali w pracy), czy Microsoft Office (którego używali w pracy lub w domu). Zaawansowani użytkownicy przeszli na nowe oprogramowanie bez zbytnich komplikacji. Wiele problemów było związanych jednak z makrami i zaawansowanymi funkcjami Excela. Jednakże Richards szybko przekonał się, że niemal w każdej sytuacji jest w stanie znaleźć sposób na zrobienie w Calcu tego, co potrafi Excel.

Postęp u użytkowników o niezbyt zaawansowanych umiejętnościach komputerowych dokonywał się wolniej, co było spowodowane zarówno brakiem znajomości OpenOffice’a, jak i brakiem ochoty do nauki programu. Na szczęście administracja miejska całkowicie wymieniła już oprogramowanie. Użytkownicy często zgłaszali do działu IT skargi, które nie były uzasadnione, mówi Richards. Skargi te były różne, począwszy od twierdzenia, że nie działają wszystkie funkcje, pomimo tego że działały, aż po stwierdzenia, że taka a taka funkcja była znacznie łatwiejsza w Wordzie (mimo iż tak często nie było).

Wnioski

Richards koncentruje się na istocie zagadnienia: “Musisz w 100% mieć administrację po swojej stronie. W innym wypadku oni nie przestaną narzekać. Jeśli ci się to nie uda, jesteś zgubiony. Powinieneś nastawić się na 95% sukcesu z administracją i użytkownikami”.

Richards wylicza również rzeczy o których warto pamiętać podczas przechodzenia na OpenOffice.org.

• Dokładnie zaplanuj konwersję dokumentów. To ogromne zadanie a nieprzychylne nastawienie użytkowników do konwersji plików było częściowo podsycane perspektywą poprawiania plików jako dodatkowym obowiązkiem.
• Szkolenie powinno być obowiązkowe. Miasto zapewniło szkolenie podczas przechodzenia na nowe oprogramowanie i nadal to robi. Dział IT musiał zmierzyć się z bardzo frustrującą kombinacją szkolenia i napływających wielu skarg i pytań od ludzi, którzy powinni, lecz nie dotarli na szkolenie. Czasami użytkownicy zapisywali się na szkolenie i albo wymawiali się przed swoimi menedżerami, albo po prostu nie pojawiali się na szkoleniu.
• Kiedy pracujesz nad problemami zgłaszanymi przez użytkowników, postaraj się nie tyle odpowiedzieć po prostu na zadane pytanie, ale określić cel, który przyświeca użytkownikowi. Jeśli na przykład użytkownik ma problem z napisaniem makra, zidentyfikuj cel, który chce on osiągnąć. Bardzo prawdopodobne, że w programie znajduje się funkcja, która pozwoli na osiągnięcie tego celu.
• Spraw aby pracownicy IT zaangażowali się w rozwój OpenOffice.org. Istnieje wiele sposobów aby pomóc w rozwoju oprogramowania i przekazywać informacje zwrotne jego autorom: listy mailingowe, strony do zgłaszania błędów, wersje testowe oprogramowania i wiele innych.
• Zrozum i postaraj się aby również użytkownicy i administracja zrozumieli, że problemy z konwersją dokumentów nie są spowodowane przez OpenOffice.org. Wiele cech dokumentu zależy od właściwości dostarczanych przez system operacyjny, którego używasz, wersję pakietu biurowego a nawet rodzaj drukarki. Dokument nie powinien więc zależeć w dużym stopniu od specyficznych dla danego środowiska własności, ponieważ przy zmianie środowiska pojawią się problemy. Staraj się więc aby dokumenty były na tyle niezależne od środowiska na ile to możliwe. Masz na to wpływ poprzez ograniczanie opcji związanych z czcionkami i drukarkami.

Richards zauważa, że OpenOffice.org działa bardzo dobrze w scentralizowanej sieci linuksowej. Jednakże jeśli chcielibyście przejść na OpenOffice.org i sieć linuksową, nie róbcie wszystkiego od razu — ostrzega Richards. Najlepiej rozłożyć plan na pięć lat i robić tylko jedną rzecz na raz. Najpierw przejdź na pakiet biurowy i spraw aby działał w sieci, później zmień system operacyjny. Kiedy już przeprowadziłeś migrację aplikacji możesz przejść do systemu scentralizowanego.

Miasto korzysta z OpenOffice.org już od czterech lat. Użytkownicy (przynajmniej w dużej większości) są zadowoleni z nowego pakietu biurowego oraz z linuksowej infrastruktury. “Linux, a w szczególności OpenOffice.org, nie potrzebują jakiejś szczególnej i ciągłej uwagi. Mam skrypty, które kasują pliki temp, zaś serwery są restartowane zgodnie z ustalonym harmonogramem, tak aby odświeżać pofragmentowaną pamięć”.

“Ujmę to w ten sposób” dodaje Richards, “w tej sieci jest siedmiuset użytkowników a ja, w ciągu tego roku, nie zostałem wezwany z domu ani razu”.

Ten tekst jest tłumaczeniem artykułu Solveiga Hauglanda Migrating a city government to OpenOffice z 16 lipca 2007 roku.